Cómo preparar una exposición individual, semana a semana

El calendario, hacia atrás desde la inauguración

La fecha que manda es la de la inauguración, y todo se cuenta hacia atrás desde ella. El manual de curaduría del Museo Nacional de Colombia plantea así su cronograma tipo: «tomar como día cero la fecha de la inauguración». Con doce semanas de margen se llega con calma; con menos también se puede, apretando cada paso. Este es un calendario de referencia para una individual en una galería, un centro cultural o una sala municipal:

Si el espacio fija sus propios plazos, por ejemplo en las bases de una convocatoria, esos mandan sobre los tuyos.

El acuerdo con el espacio: qué pone cada parte

Antes de elegir una sola obra, conviene un acuerdo por escrito que diga qué pone cada parte, con fechas y cifras. En España, el manual de buenas prácticas de la Unión de Asociaciones de Artistas Visuales (UAAV) pide que artista y espacio regulen su relación con un contrato escrito, y la Ley de Propiedad Intelectual exige que toda cesión de derechos se haga por escrito (artículo 45), también la que permite reproducir tu obra en la invitación o en el catálogo.

Lo que tiene que quedar resuelto:

Como referencia, el manual de la UAAV propone que, cuando un museo, un centro de arte o una sala expone la obra sin venderla, el espacio asuma el montaje y el desmontaje, el transporte y un seguro que cubra también los traslados, que entregue al artista al menos el 10 % de los ejemplares del catálogo de una individual y que le pague unos honorarios de al menos el 15 % del coste total de la exposición. El Documento de buenas prácticas en museos y centros de arte, que el Ministerio de Cultura hizo suyo, pide a esas instituciones honorarios para los artistas y acuerdos por contrato escrito. En Estados Unidos, la certificación W.A.G.E. reconoce a las instituciones artísticas sin ánimo de lucro que cubren el espacio, su preparación, el transporte y el seguro cuando hacen falta, la documentación y la promoción, y que pagan honorarios mínimos: 1.250 dólares por una individual en las instituciones más pequeñas (consulta la tarifa vigente en su web).

En una galería comercial, la galería cobra una comisión sobre lo que vende. El mismo manual de la UAAV propone, si no se pacta otra cosa, un 50 % o un 40 % según lo que haga la galería, calculado sobre el precio menos los costes de producción.

Pide que el seguro sea «clavo a clavo», que cubre la obra desde que sale de su sitio hasta que vuelve, transporte incluido. Es la cobertura que piden, por ejemplo, los museos públicos en los convenios de exposición que publica el BOE: el de la Fundación Museo Sorolla, desde el embalaje en el museo hasta el desembalaje a la vuelta; el del Reina Sofía con Es Baluard, desde la recogida de las obras en Madrid hasta su devolución.

La selección y el plano de montaje

Elige la obra pensando en el recorrido: qué ve quien entra, qué une una pared con la siguiente y dónde respira la sala. Visita el espacio con un metro, apunta las medidas de cada pared, las puertas, los enchufes y los puntos de luz, y dibuja un plano a escala con cada obra en su sitio. Antes de taladrar, prueba la disposición con plantillas de papel del tamaño de cada obra.

Para la altura, una referencia de museo es la línea de los ojos. La guía de diseño accesible de exposiciones del Smithsonian toma como altura media de los ojos 1.550 mm (61 pulgadas) para un adulto de pie, y entre 1.090 y 1.295 mm para una persona en silla de ruedas. Alinea los centros de las obras a una misma altura cercana a esa línea, y baja las piezas pequeñas: la misma guía pide montar los objetos pequeños con su centro a 1.015 mm como máximo.

Cartelas, hoja de sala y lista de precios

La cartela identifica cada obra con su ficha técnica: autor, título, año, técnica y medidas y, si la obra no es tuya, su propietario o el crédito que pida. Son los datos básicos que enumera el manual de curaduría del Museo Nacional de Colombia (allí la cartela se llama ficha técnica), y el orden de los datos lo explicamos en ficha técnica de una obra de arte. El Smithsonian recomienda colocar las cartelas de pared entre 1.220 y 1.675 mm del suelo, con el centro a 1.370 mm, la altura que considera óptima para quien está de pie y para quien va en silla de ruedas.

La hoja de sala es el papel que se lleva el visitante: el título de la exposición, un texto breve (tuyo, o la nota curatorial del comisario o curador), la lista de obras numeradas y los créditos. Si la sala es grande, añade un plano pequeño con los números.

La lista de precios va aparte, fechada y en recepción, con los mismos números que las cartelas. Los precios, los mismos en todos los sitios donde vendas tu obra (tu web, una galería, una feria): lo contamos en cómo poner precio a tus cuadros.

La invitación

La invitación responde a cinco preguntas: quién expone, qué (el título de la exposición), dónde (la dirección exacta), cuándo se inaugura (día y hora) y hasta cuándo se puede ver, con el horario. Con eso y la imagen de una obra está completa. Un ejemplo inventado:

Tierra de nadie. Ana Beltrán. Inauguración: viernes 5 de marzo, a las 19.30. Del 5 de marzo al 18 de abril. Espacio Arrabal, calle del Horno 7. De martes a sábado, de 11.00 a 14.00 y de 17.00 a 20.00. Entrada libre.

Envíala unas dos semanas antes por correo y en redes, publícala en tu web si la tienes y manda un recordatorio uno o dos días antes. Si la imprimes, que sea legible a un metro y con la obra reproducida con su color.

La nota de prensa y las fotos

La nota de prensa se envía a medios locales y especializados con dos o tres semanas de margen, con fotos de obra en buena resolución y sus créditos. Cómo se escribe, en nota de prensa de una exposición.

Las fotos de sala se hacen con la exposición montada y antes de abrir, con la luz de la sala. Son las que usarás durante años en tu web, tu dossier y tus convocatorias: cómo hacerlas y qué permisos pedir, en cómo fotografiar una exposición.

La inauguración

Llega con tiempo para revisar la luz, las cartelas y la hoja de sala. Ten a mano la lista de precios y decide antes quién atiende las ventas y cómo se reserva una obra, para que ninguna conversación se quede a medias. Durante la inauguración, habla con quien venga y apunta, con su permiso, el contacto de quien quiera saber de tus próximas exposiciones.

El después: archivo, web y seguimiento

Una exposición sigue trabajando cuando se desmonta. En la semana siguiente:

1. Reúne el archivo de la exposición: las vistas de sala, la lista de obras, el texto y las fechas. Si tienes web, publícalo en ella: es lo que consultarán galerías, comisarios o curadores y jurados.
2. Actualiza tu currículum y tu dossier con la exposición en su apartado de individuales.
3. Escribe a quien vino, a quien compró y al espacio: un agradecimiento y, si procede, las fotos de sala.
4. Revisa el estado de cada obra al desmontar, liquida las ventas con el espacio y entrega a cada comprador su certificado.

Si la exposición merece un catálogo, se planifica igual, hacia atrás desde una fecha: el proceso está en cómo se hace un catálogo de arte, y diseñarlo y prepararlo para imprenta es lo que hacemos en catálogos y libros de arte.