Webs para colecciones y fundaciones, con cada obra documentada.
La web de una colección o de una fundación de arte es su catálogo y su carta de presentación: la colección en línea con fichas rigurosas, las exposiciones y los préstamos, las becas, premios y residencias con sus bases, las publicaciones y la institución con su patronato y su memoria. Enseña lo que la colección decide enseñar, con los derechos de cada imagen en regla.
La colección, obra a obra.
Cada obra con su ficha (artista, título, fecha, técnica, medidas y número de inventario), sus imágenes y, si se quiere contar, su procedencia, sus exposiciones y su bibliografía, en una dirección propia que no cambia.
Una dirección estable por obra es la que se cita en un catálogo, en un artículo o en la ficha de un préstamo, y sigue funcionando años después. La colección se recorre por artista, por época, por técnica o por serie, y cada obra va marcada en datos estructurados como obra de arte (VisualArtwork, de schema.org): buscadores y asistentes entienden qué es, quién la hizo y qué mide.
Las fichas siguen la norma de la colección; si todavía no la tiene, la fijamos juntos a partir de la ficha técnica de una obra.
Lo que se enseña, y con qué permiso.
Una colección particular puede publicar su obra sin decir dónde está ni cuánto vale. Y cada imagen sale con su permiso: mientras la obra esté protegida, publicarla en la web pide la licencia del artista, de sus herederos o de su entidad de gestión (en España, VEGAP).
- Obra visible para todos, con su ficha y su imagen.
- Fichas ampliadas bajo petición para comisarios o curadores, investigadores y prensa, que se envían en PDF.
- Obra reservada, que se queda en el inventario y fuera de la web.
- El crédito que prefiera la colección: su nombre, «Colección particular» (o «colección privada») o «Cortesía de…».
La ubicación de cada obra, su valor y el de su seguro quedan para el inventario interno. Para la imagen manda la ley: el artículo 56 de la Ley de Propiedad Intelectual (se abre en una pestaña nueva) española dice que quien adquiere el original no recibe por ello ningún derecho de explotación, y sí el de exponerlo, salvo que el autor lo excluyera expresamente al transmitir el original. En Estados Unidos, el propietario puede enseñar su ejemplar a quien está en el mismo lugar (17 U.S.C. § 109(c) (se abre en una pestaña nueva)), y la web queda fuera de esa regla. En España la protección dura, por regla general, toda la vida del autor y setenta años más. Mientras tanto, la fotografía de la obra tiene además los derechos de quien la hizo; cuando la obra pasa al dominio público, su reproducción fiel queda libre de derechos nuevos (Real Decreto-ley 24/2021, artículo 72).
En la web, cada imagen lleva su crédito y su aviso de derechos, y la obra que espera permiso puede figurar con su ficha y sin imagen. Más en los derechos de autor de un artista visual.
Exposiciones y préstamos.
Las exposiciones de la colección, con su archivo, y una página para las instituciones que quieren pedir una obra en préstamo: cómo se solicita, con qué antelación y qué documentación hace falta.
- Solicitud de la institución que organiza, con el proyecto de exposición, las sedes y las fechas.
- Informe de instalaciones (facility report): clima, luz, seguridad y manipulación de la obra.
- Seguro «clavo a clavo», transporte especializado y correo (la persona que acompaña la obra) cuando la colección lo pide.
- Créditos con los que la obra figura en la cartela y en el catálogo.
Cada préstamo suma una línea a la historia de la obra: su ficha se pone al día con la exposición y el catálogo en que aparece.
Becas, premios y residencias, con sus bases.
Cada convocatoria tiene su página con las bases completas (también en PDF), los plazos, la dotación, el jurado y cómo se presenta una candidatura. Al cerrarse pasa al archivo, con quienes la recibieron y su obra.
Quien busca una convocatoria quiere resolver tres dudas sin abrir el PDF: si puede presentarse, hasta cuándo y qué tiene que enviar. La página lo dice arriba y deja el detalle para las bases. El archivo de ediciones anteriores, con cada persona becada o premiada, cuenta mejor que nada lo que apoya la fundación. Lo que mira un artista antes de presentarse, en convocatorias, becas y premios para artistas.
Publicaciones y catálogo razonado.
Los catálogos y libros de la institución con su ficha editorial y, si se quiere, en PDF o a la venta; y en una fundación de artista, el catálogo razonado en línea, que se amplía con cada obra que aparece.
- Catálogo razonado obra a obra: número de catálogo, ficha, procedencia, exposiciones y bibliografía.
- Un canal para propietarios: quien tiene una obra que no figura puede enviarla para su estudio, con la discreción que pide.
- Publicaciones con sus autores, su ISBN y dónde conseguirlas; las agotadas, en PDF si los derechos lo permiten.
- Edición impresa: el catálogo o el libro, maquetado para imprenta a partir de los mismos datos.
Cómo se construye uno, paso a paso: el catálogo razonado.
La institución, con transparencia.
Misión, patronato, equipo y memoria de actividades: lo que da confianza a artistas, prestadores y patrocinadores. Y, cuando la ley lo pide, una sección de transparencia clara y fácil de tener al día.
En España, la Ley 19/2013 de transparencia (se abre en una pestaña nueva) alcanza a las fundaciones del sector público y a las entidades privadas que en un año reciben más de 100.000 euros en ayudas o subvenciones públicas, o cuyas ayudas son al menos el 40 % de sus ingresos anuales, con un mínimo de 5.000 euros. Quien entra en ella publica en su web, entre otras cosas, sus funciones, la normativa que le aplica y su estructura, con un organigrama de responsables, y los contratos, convenios y subvenciones que tiene con la Administración.
La ley pide que esa información sea clara, estructurada y entendible: en la web va ordenada, en formatos que se pueden descargar y con el mismo diseño que el resto. El inventario, los derechos y la transparencia, paso a paso, en web para una colección o fundación de arte.
Lo que nos preguntan.
¿Hay que publicar toda la colección?
¿Quién pone al día la web con cada convocatoria o préstamo?
¿Las candidaturas de una convocatoria pueden llegar por la web?
¿Quién se ocupa del dominio y del alojamiento?
Lo que solemos hacer.
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