Web para una colección o fundación de arte: catálogo, derechos y transparencia

Para quién es la web de una colección

La web de una colección habla a quienes estudian, exponen o difunden su obra: investigadores, comisarios o curadores que preparan exposiciones y piden préstamos, periodistas y público con interés. La de una fundación suma a quienes optan a sus becas o premios y a las administraciones que la financian.

Cada uno llega con una tarea:

• El investigador busca la ficha completa de una obra, su procedencia y su bibliografía, y la forma de consultar el archivo.
• El comisario o curador quiere saber qué obras hay, cómo están y cómo se piden en préstamo.
• El periodista necesita imágenes con su crédito, la historia de la colección y una persona de contacto.
• Quien se presenta a una convocatoria busca las bases, los plazos y el formulario.
• La administración que concede una ayuda comprueba la información que la ley pide publicar.

Si la web se ordena por esas tareas, cada visitante llega a lo suyo en pocos pasos.

El catálogo en línea empieza por el inventario

Lo que se publica en la web sale del inventario: si cada obra está bien documentada, su ficha web casi se escribe sola; si no, la web es la ocasión de ordenarlo.

Dos referencias internacionales ayudan a decidir qué documentar:

• Object ID, la norma de documentación que promueve ICOM, define nueve categorías para identificar un objeto cultural: tipo de objeto, materiales y técnicas, medidas, inscripciones y marcas, características distintivas, título, tema, fecha o período y autor, más fotografías y una descripción breve. Nació para facilitar la recuperación de bienes robados, y por eso es un buen mínimo para la ficha de cada obra.
• Spectrum, la norma británica de gestión de colecciones que se usa en todo el mundo, tiene versión en español y se descarga gratis para uso no comercial. Entre sus procedimientos básicos están la entrada de objetos, el inventario, la catalogación y los préstamos.

Con el inventario en orden, decide qué campos salen a la web. La ficha pública lleva autor, título, fecha, técnica y soporte, medidas, número de inventario y, si están documentadas, la procedencia, las exposiciones y la bibliografía. El valor de seguro y la ubicación de cada obra se quedan en el inventario interno: la web enseña la obra, y el inventario la protege.

El orden de los datos de cada ficha está en ficha técnica de una obra de arte, y cómo se documenta una obra a fondo, en catálogo razonado.

Una dirección fija para cada obra

Cada obra necesita su página, con una dirección que no cambie, porque es la que citan los catálogos, los investigadores y los museos que la piden en préstamo. Tim Berners-Lee lo dejó escrito en una página del W3C: las buenas direcciones son las que no cambian.

Tres decisiones lo hacen posible:

• Una dirección que nace del inventario, por ejemplo con el número de la obra y su título, y que se mantiene aunque la web cambie de diseño.
• Los datos estructurados de cada obra. El tipo VisualArtwork de schema.org describe la técnica (artMedium), el soporte (artworkSurface), las medidas (height, width y depth) y el autor (artist), y ayuda a los buscadores a entender la ficha.
• La imagen a la altura de la obra: nítida, con su color, ampliable para ver la textura y con un texto alternativo que la describa. Cómo escribirlo, en texto alternativo de una obra de arte.

La obra es de la colección; los derechos de imagen, de su autor

La colección es dueña de sus obras, pero los derechos para reproducirlas en la web siguen siendo de sus autores o de sus herederos mientras duran. Antes de publicar el catálogo, conviene saber qué obras se pueden enseñar ya y para cuáles hace falta una licencia.

Lo que dicen las leyes:

• En España, quien adquiere el soporte de una obra no tiene, por ese solo título, ningún derecho de explotación sobre ella; sí puede exponer el original de una obra de artes plásticas o de una fotografía, salvo que el autor lo excluyera al venderla (artículo 56 de la Ley de Propiedad Intelectual).
• En Estados Unidos, la propiedad del objeto es distinta de la del copyright (título 17, sección 202). El dueño de una copia legítima puede exhibirla en público ante quienes están en el lugar donde se encuentra (sección 109), y la web queda fuera de ese permiso.

En España, los derechos duran toda la vida del autor y 70 años después de su muerte (artículo 26), y 80 años para los autores que murieron antes de diciembre de 1987, que conservan el plazo de la ley de 1879 (disposición transitoria cuarta). Después, la obra pasa al dominio público y cualquiera puede usarla, respetando su autoría y su integridad (artículo 41). Y la fotografía fiel de una obra de arte visual en dominio público no genera derechos nuevos, salvo que sea original (Real Decreto-ley 24/2021, artículo 72): la colección puede publicarla, y cualquiera puede reutilizarla.

Un primer paso práctico es una lista de los autores de la colección con su fecha de muerte. Te dice qué obras puedes publicar ya y para cuáles tienes que pedir licencia al autor, a sus herederos o a la entidad que gestiona sus derechos (en España, VEGAP). Si una obra está en préstamo de un particular, pide además su permiso para citar su nombre. Los plazos de otros países, en derechos de autor de un artista visual.

Fundaciones: lo que la ley pide publicar en su web

En España, una fundación de arte tiene obligaciones de transparencia en su web si es del sector público o si recibe ayudas públicas por encima de ciertos umbrales; lo demás que publique lo decide su patronato.

La ley pide publicarlo de forma clara, estructurada y entendible, y mejor en formatos reutilizables (artículo 5). Una entidad sin ánimo de lucro con fines solo culturales o sociales y un presupuesto inferior a 50.000 euros puede cumplir con los medios electrónicos de la administración de la que recibe la mayor parte de sus ayudas, y la ley de cada comunidad autónoma puede pedir más.

La fundación del sector público tiene que cumplir además el Real Decreto 1112/2018 de accesibilidad, que se aplica al sector público institucional (artículo 2), del que forman parte las entidades de derecho privado vinculadas a una administración (Ley 39/2015, artículo 2). Fuera de España, las obligaciones dependen de la forma jurídica y de quién financia la fundación: confírmalo con tu abogado antes de diseñar esa parte de la web.

Préstamos, investigación y peticiones de imágenes

Tres formularios ahorran muchos correos a una colección: el de solicitud de préstamo, el de petición de imágenes y el de consultas de investigación, cada uno con los datos que hacen falta para responder a la primera.

1. Préstamo: la exposición, la sede, las fechas, quién es su comisario o curador y las condiciones de la sala, lo que los museos llaman informe de instalaciones (facility report).
2. Imágenes: la obra, el uso (libro, prensa, web, exposición), la tirada o el alcance, el territorio y el plazo, para responder con una licencia concreta.
3. Investigación: el tema, la institución y las obras o los documentos que se quieren consultar.

Al lado, una sala de prensa con la historia de la colección, textos aprobados, imágenes con sus créditos y una persona de contacto.

Qué pedir a quien haga la web y cómo medirla

Pide por escrito cómo se cargan las fichas desde tu inventario, que cada obra tenga su dirección fija y sus datos estructurados, y que puedas llevarte el catálogo entero si un día cambias de proveedor.

• La carga de fichas: desde qué fuente (una hoja de cálculo o un programa de gestión de colecciones), con qué campos y quién revisa cada ficha antes de publicarla.
• Las imágenes: quién las prepara, a qué tamaños y cómo se amplían para ver el detalle.
• La exportación: el catálogo completo, con textos e imágenes, en un formato que puedas abrir sin la web.
• Las direcciones: que se mantengan aunque cambie el diseño.

Para saber si la web cumple su papel, mira cada pocos meses qué obras y qué autores se buscan y qué fichas reciben más clics, que es lo que enseña el informe de Rendimiento de Search Console, y cuántas solicitudes de préstamo, de imágenes y de investigación llegan por la web.

En Volumen Cero, cada ficha nueva la publicamos nosotros, con su imagen tratada una a una; si las fichas nuevas llegan a menudo, el ritmo de publicación se acuerda en la propuesta.

Lo que lleva la web de una colección o de una fundación, sección por sección, en webs para colecciones y fundaciones; cómo diseñamos y construimos cada web, en diseño web. Una web prémium del estudio parte de 850 USD con el primer año de dominio, alojamiento con SSL, mantenimiento, SEO técnico y dos actualizaciones de contenido; desde el segundo año, todo sigue por 195 USD al año.